Leitfaden für den Verkauf von Bürotrennwänden, Akustikkabinen und Industrietrennwänden an Kunden in der Europäischen Union

TL;DR: Wichtigste Informationen zum Verkauf in die EU im Überblick:

• Produkte ohne Grenzen: Wir bieten Bürotrennwände, Akustikkabinen und Industriesysteme mit direkter Lieferung und Montage in der gesamten Europäischen Union an.
• Nettorechnung (0% MwSt.): Wenn Ihr Unternehmen eine aktive USt-IdNr. besitzt, stellen wir eine Rechnung mit dem Nettobetrag aus. Die Mehrwertsteuer rechnen Sie eigenständig in Ihrem Land ab.
• Lieferung mit Montage ist bequem: Bei Bestellungen mit Installation (z. B. Schalldämmung von Produktionshallen) wenden wir das Reverse-Charge-Verfahren an. Sie rechnen die lokale Steuer ab, und wir liefern eine Komplettleistung.
• Minimum an Formalitäten, maximale Unterstützung: Wir helfen bei der Vorbereitung der notwendigen Transport- und Montageunterlagen, damit die Transaktion für Sie einfach und sicher ist.
• Professionalität und Erfahrung: Wir garantieren einen transparenten Prozess – von einem klaren Nettoangebot über Abschlagsrechnungen bis hin zur professionellen Montage durch unsere Spezialisten.

Sehr geehrter Kunde,

wir freuen uns, dass Sie den Kauf unserer hochwertigen Bürotrennwände, Akustikkabinen und Industrietrennwände in Betracht ziehen. Wir verstehen, dass internationale Transaktionen, insbesondere im Hinblick auf steuerrechtliche Vorschriften, kompliziert erscheinen können. Deshalb haben wir auf Basis unserer langjährigen Erfahrung bei der Durchführung von Projekten in der gesamten Europäischen Union diesen Leitfaden erstellt. Er soll den Verkaufsprozess, die Mehrwertsteuer-Thematik und die erforderlichen Unterlagen klar erläutern, wenn sich Ihr Unternehmen in der Europäischen Union (außerhalb Polens) befindet.

Unser Unternehmen, das als Einzelunternehmen tätig und aktiver Mehrwertsteuerzahler mit einer europäischen USt-IdNr. ist, sorgt dafür, dass jede Transaktion transparent und im Einklang mit den geltenden Vorschriften abläuft – für Ihre Ruhe und Sicherheit.

1. Innergemeinschaftliche Lieferung (IGL) versus Lieferung mit Montage – ein entscheidender Unterschied

Im Kontext des Verkaufs in andere Länder der Europäischen Union ist es wichtig, den Unterschied zwischen der innergemeinschaftlichen Lieferung von Gegenständen (IGL) und der sogenannten Lieferung mit Montage zu verstehen. Diese Unterscheidung ist von grundlegender Bedeutung für die Mehrwertsteuerabrechnung und ist einer der Bereiche, in denen unsere Erfahrung unschätzbar wertvoll ist.

IGL liegt vor, wenn wir Waren verkaufen, die aus Polen in einen anderen EU-Mitgliedstaat befördert werden, und Sie als Erwerber ein Unternehmen (Mehrwertsteuerpflichtiger) sind, das für innergemeinschaftliche Umsätze in Ihrem Land registriert ist (mit einer gültigen USt-IdNr.). In diesem Fall erhalten Sie von uns eine Rechnung mit dem Nettobetrag (ohne polnische MwSt.), und die Pflicht zur Versteuerung (innergemeinschaftlicher Erwerb) liegt bei Ihrem Unternehmen gemäß den in Ihrem Land geltenden Vorschriften. Dies ist möglich, sofern bestimmte Dokumentationsanforderungen erfüllt werden, die belegen, dass die Waren Polen tatsächlich verlassen haben und Ihnen in einem anderen EU-Land zugestellt wurden [1]. Unser Team unterstützt Sie beim Zusammenstellen aller erforderlichen Unterlagen.

Die Situation ändert sich, wenn wir Waren zusammen mit deren Montage oder Installation im Zielland verkaufen. Gemäß dem polnischen Mehrwertsteuergesetz befindet sich der Lieferort von Waren, die vom Lieferer oder in dessen Auftrag installiert oder montiert werden (mit oder ohne Probelauf), an dem Ort, an dem die Waren installiert oder montiert werden [2]. Das bedeutet, dass bei einer Lieferung mit Montage diese Transaktion nicht als IGL behandelt wird und die Mehrwertsteuer in dem Land abgerechnet werden muss, in dem die Montage stattfindet. Gerade bei solch komplexen Transaktionen ist unsere Beratung besonders wertvoll.

Was bedeutet das für Sie? Unsere Erfahrung zeigt:

• Art der Montage: Es ist wichtig, dass die Montage nicht lediglich eine „einfache Tätigkeit" ist [2]. Als Montage oder Installation gelten Tätigkeiten, die Fachkenntnisse und -fähigkeiten erfordern und von erfahrenen Spezialisten durchgeführt werden. Besteht die Montage aus einfachen Handgriffen, die der Erwerber selbst ausführen könnte (z. B. anhand einer Anleitung), kann die Transaktion als IGL eingestuft werden [2]. Bei unseren Bürotrennwänden, Akustikkabinen und Industrietrennwänden erfordert die Montage häufig Fachkenntnisse und Werkzeug (z. B. für die Schalldämmung von Produktionshallen), was sie als „Lieferung mit Montage" qualifiziert. Damit haben Sie die Gewissheit, dass die Installation professionell durchgeführt wird.

• Ort der Mehrwertsteuererhebung: Wenn die Montage in einem anderen EU-Land stattfindet, gelten dort die MwSt.-Vorschriften. In den meisten Fällen findet bei B2B-Transaktionen (zwischen Unternehmen) das Reverse-Charge-Verfahren Anwendung. Das bedeutet, dass Sie als Erwerber für die Versteuerung in Ihrem Land verantwortlich sind und wir eine Rechnung mit dem Vermerk „Reverse Charge" und dem MwSt.-Satz „NP" (nicht steuerbar) oder „0%" (je nach lokalen Vorschriften und Auslegung) ausstellen [2]. In einigen Situationen können wir verpflichtet sein, uns im Installationsland für die Mehrwertsteuer zu registrieren und die Steuer dort abzurechnen, sofern die Vorschriften dieses Landes dies vorschreiben [2]. Wir prüfen diese Fragen stets individuell für jede Transaktion auf Basis aktueller Regelungen und unserer Erfahrung.

2. Verkaufsablauf Schritt für Schritt – unser bewährter Weg

Unser Verkaufsablauf ist darauf ausgelegt, Ihnen auf jeder Stufe Klarheit und Komfort zu bieten – vom ersten Kontakt bis zur endgültigen Montage von Akustiktrennwänden oder Bürokabinen:

1. Angebot: Auf Ihre Anfrage hin antworten wir mit einem detaillierten Angebot, das Nettopreise für Waren (z. B. Bürotrennwände, Akustikkabinen, Industrietrennwände), Lieferkosten und, falls Sie sich für unseren Service entscheiden, Montagekosten durch unser Team enthält. Im Angebot wird klar angegeben, ob die Transaktion als IGL (Ware ohne Montage) oder als Lieferung mit Montage behandelt wird, was Auswirkungen auf die MwSt.-Abrechnung hat. Unsere Angebote sind stets transparent und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten.

2. Proformarechnung für die Anzahlung: Nach Annahme des Angebots stellen wir eine Proformarechnung für die Anzahlung aus. Diese Rechnung ist kein buchhalterisches Dokument im Sinne der Mehrwertsteuer, bildet jedoch die Grundlage für die Zahlung.

3. Abschlagsrechnung und Auftragsabwicklung: Nach Eingang der Anzahlung stellen wir eine Abschlagsrechnung aus. Dies ist ein buchhalterisches Dokument, das den Zahlungseingang bestätigt. Ab diesem Zeitpunkt beginnen wir mit der Auftragsabwicklung, und die Lieferfrist läuft. Änderungen am Auftrag nach diesem Stadium können mit zusätzlichen Kosten verbunden sein.

   • MwSt.-Abrechnung der Anzahlung: Bei Lieferung mit Montage unterliegt auch die Anzahlung der MwSt.-Abrechnung im Montageort-Land gemäß den Reverse-Charge-Regeln, sofern der Erwerber in diesem Land Mehrwertsteuerpflichtiger ist [2]. Die Abschlagsrechnung wird mit einem Reverse-Charge-Vermerk ausgestellt. Dank unserer Erfahrung verläuft dieser Prozess reibungslos.

4. Festlegung des Liefer-/Montagetermins: Sobald die bestellten Waren produziert sind, nehmen wir Kontakt mit Ihnen auf, um einen geeigneten Liefer- oder Montagetermin zu vereinbaren. Unsere Logistik ist auf internationale Lieferungen ausgerichtet.

5. Lieferung und Montage: Zum vereinbarten Termin erhalten Sie die Waren, oder wir beginnen mit der Montage. Nach Abschluss der Montage und Unterzeichnung des Abnahmeprotokolls senden wir die Schlussrechnung. Diese Rechnung berücksichtigt bereits geleistete Zahlungen (Anzahlungen) und hat in der Regel eine Zahlungsfrist von 14 Tagen.

   • Schlussrechnung: Die Schlussrechnung enthält ebenfalls einen Reverse-Charge-Vermerk, und die Mehrwertsteuer wird von Ihrem Unternehmen im Montageort-Land abgerechnet [2]. Unsere Dokumente entsprechen stets den gesetzlichen Anforderungen.

3. Dokumentation und MwSt.-Sätze – Transparenz und Compliance

Damit Sie den innergemeinschaftlichen Erwerb in Ihrem Land korrekt abrechnen und von den Vorzugsregelungen profitieren können, benötigen wir Belege, die die Ausfuhr der Waren aus Polen und deren Lieferung an Sie in einem anderen EU-Land bestätigen. In der Regel sind dies [1]:

• Kopie der Verkaufsrechnung (von uns, mit Nettobetrag).
• Transportdokumente (z. B. CMR-Frachtbrief, Spediteursdokumente), aus denen eindeutig hervorgeht, dass die Waren aus Polen ausgeführt und an den Bestimmungsort in einem anderen EU-Land geliefert wurden.
• Spezifikation der einzelnen Ladungsstücke.
• Empfangsbestätigung der Waren durch Ihr Unternehmen im Bestimmungsland.

Wie erwähnt, unterliegt die Transaktion bei Lieferung mit Montage der Besteuerung im Montageort-Land. Das bedeutet, dass auf den Rechnungen (Abschlags- und Schlussrechnung) keine polnische MwSt. ausgewiesen wird. Stattdessen enthalten die Rechnungen [2]:

• Nettopreise für Waren und Dienstleistungen.
• Vermerk über Reverse Charge (z. B. „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" oder „VAT wird vom Erwerber abgeführt").
• Ihre USt-IdNr. und unsere USt-IdNr.
• Angabe des Leistungsorts (Montageort-Land).

MwSt.-Sätze: Bei Lieferung mit Montage rechnen Sie als Erwerber die Mehrwertsteuer gemäß den im Montageort-Land geltenden Sätzen ab. Auf unseren Rechnungen ist kein MwSt.-Satz sichtbar, da diese Verpflichtung bei Ihnen liegt.

Verschiedene Rechnungspositionen: Unabhängig davon, ob die Rechnung verschiedene Positionen enthält (Ware, Lieferung, Montage), wird bei Lieferung mit Montage die gesamte Transaktion als eine komplexe Leistung behandelt, die am Montageort besteuert wird. Das bedeutet, dass all diese Elemente dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen und Sie die Mehrwertsteuer auf den gesamten Transaktionswert in Ihrem Land abrechnen [2].

4. Was ist noch wissenswert? Unsere praktischen Tipps

• USt-IdNr.: Das Vorhandensein einer aktiven USt-IdNr. ist für die korrekte Abrechnung innergemeinschaftlicher Transaktionen unerlässlich. Wir überprüfen stets den Status der USt-IdNr. unserer Kunden vor der Auftragsabwicklung, was das Fehlerrisiko minimiert.
• Lokale Vorschriften: Obwohl wir bestrebt sind, möglichst umfassende Informationen bereitzustellen, empfehlen wir stets, einen lokalen Steuerberater in Ihrem Land zu konsultieren. Damit haben Sie die Gewissheit, dass die MwSt.-Abrechnung vollständig den dortigen Vorschriften entspricht, und Sie können sich auf die Nutzung unserer Produkte konzentrieren, wie z. B. Akustik-Bürokabinen oder schallabsorbierende Trennwände.

Wir hoffen, dass dieser Leitfaden, der auf unserer Erfahrung basiert, Ihre Zweifel ausgeräumt und die Entscheidung zur Zusammenarbeit mit uns erleichtert hat. Wir stehen Ihnen zur Verfügung, um alle weiteren Fragen zu beantworten und Ihnen bei der Auswahl der idealen Lösungen für Ihr Unternehmen zu helfen – egal, ob Sie Bürotrennwände, Akustikkabinen oder Hallenschalldämmsysteme benötigen.

Mit freundlichen Grüßen, Marcin OFFIS Acoustic Solutions

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

1. Erhalte ich beim Kauf von Ihnen immer eine Rechnung ohne MwSt. (netto)? Ja, wenn Ihr Unternehmen in einem anderen Land der Europäischen Union als Mehrwertsteuerzahler mit USt-IdNr. registriert ist, erhalten Sie von uns eine Rechnung mit dem Nettobetrag. Die Pflicht zur MwSt.-Abrechnung (als innergemeinschaftlicher Erwerb oder im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens) liegt bei Ihrem Unternehmen gemäß den in Ihrem Land geltenden Vorschriften.

2. Was ist „Lieferung mit Montage" und warum ist sie wichtig? Lieferung mit Montage ist der Verkauf von Waren (z. B. Bürotrennwände, Akustikkabinen, Industrietrennwände) zusammen mit deren Installation am Bestimmungsort. Dies ist wichtig, weil in diesem Fall der Ort der Mehrwertsteuererhebung das Land ist, in dem die Montage stattfindet, nicht Polen. Häufig wird dann das Reverse-Charge-Verfahren angewendet, was bedeutet, dass Sie die Mehrwertsteuer in Ihrem Land abrechnen.

3. Qualifiziert die Montage Ihrer Produkte immer als „Lieferung mit Montage"? Unsere Akustiktrennwände und Bürokabinen erfordern häufig eine Fachmontage, was die Transaktion in der Regel als „Lieferung mit Montage" qualifiziert. Wenn die Montage jedoch eine einfache Tätigkeit ist, die der Kunde selbst ausführen könnte, kann die Transaktion als IGL behandelt werden. Wir analysieren dies stets individuell auf Basis der Projektspezifika.

4. Wer ist für die MwSt.-Abrechnung bei Lieferung mit Montage verantwortlich? In den meisten Fällen liegt die Verantwortung für die MwSt.-Abrechnung bei B2B-Transaktionen beim Erwerber (Ihrem Unternehmen) im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens. Wir stellen eine Nettorechnung mit dem entsprechenden Vermerk aus, und Sie rechnen die Steuer gemäß den in Ihrem Land geltenden Sätzen ab.

5. Welche Unterlagen werden für eine korrekte Abrechnung benötigt? Bei IGL sind die wichtigsten Unterlagen diejenigen, die die Ausfuhr der Waren aus Polen und deren Lieferung an den Erwerber in einem anderen EU-Land bestätigen (Rechnung von uns mit Nettobetrag, Transportdokumente, Empfangsbestätigung). Bei Lieferung mit Montage enthalten die Rechnungen einen Reverse-Charge-Vermerk, und wir stellen alle erforderlichen Dokumente zur Verfügung, die die Durchführung der Montagearbeiten bestätigen.

Referenzen

[1] Poradnik Przedsiębiorcy, „WDT - jakie dokumenty uprawniają do zerowej stawki VAT?", https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-wewnatrzwspolnotowa-dostawa-towarow-jakie-dokumenty-uprawniaja-do-zerowej-stawki-vat [2] ZrozumVAT, „Dostawa z montażem - jak ją rozliczyć w VAT?", https://zrozumvat.pl/dostawa-z-montazem/

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